Konferencja bez wpadki.

Jak dobrze zaprezentować nowy model samochodu na konferencji dla dziennikarzy? Jest ich przecież na rynku tyle i ciągle pojawiają się nowe auta, różniące się właściwie detalami. A może zawiesić ten samochód 40 m nad uczestnikami konferencji? A prowadzący spotkanie niech zawisną obok niego na uprzężach wysokogórskich? Propozycja wydaje się karkołomna i może przerazić nawet dość otwartych i wysportowanych menedżerów, jednak takie właśnie pomysły bywają kluczem do tego, aby konferencja i jej przedmiot zapadły uczestnikom w pamięć.

Oczywiście istnieje mnóstwo różnych typów spotkań, nie tylko te prezentujące nowe produkty, ale też konferencje szkoleniowe, naukowe, przedstawiające wyniki badań czy tak zwane kick off – konferencje motywacyjne dla pracowników firmy czy instytucji. – Każda z nich oczywiście ma swoje specyficzne wymagania, ale wszystko tak naprawdę sprowadza się do jednego. Do takiego zaprezentowania tematu konferencji i zaplanowania jej scenariusza, aby zdobyć i podtrzymać uwagę oraz skupienie jej uczestników – mówi Michał Atlas, dyrektor zarządzający agencji BRAVE. Pytanie tylko jak to zrobić?

Czasami pomysł pojawia się znienacka. Szef mówi – zorganizujmy konferencję! Zaprośmy prelegentów, uczestników, wynajmijmy salę, to przecież nic trudnego! Połowa firmy angażuje się w organizowanie tego spotkania, jeśli ktoś ma jakieś pojęcie o sprzęcie audio, zostaje oddelegowany do szukania firmy od nagłośnienia, a koleżanka z działu handlowego – do negocjacji z hotelami i właścicielami sal konferencyjnych. Panuje okropny chaos, a jeśli nawet uda się wszystko jako tako dopiąć, niemal zawsze pojawiają się problemy, które psują nie tylko spotkanie, ale rzucają się cieniem na prestiż firmy. – Dlatego zawsze zachęcam, by oddawać organizację takich wydarzeń wyspecjalizowanym agencjom – mówi Michał Atlas. – Choć trzeba im zapłacić za zorganizowanie oraz obsługę konferencji, w rzeczywistości często oznacza to spore oszczędności dla firmy...

Olga Kamińska
www.newsweek.pl