Zakres obowiązków

• Obsługa administracyjna projektu szkoleń z dofinansowaniem unijnym z Bazy Usług Rozwojowych.
• Prowadzenie dokumentacji projektowej.
• Przygotowywanie i archiwizacja umów, list obecności, ankiet ewaluacyjnych i innych dokumentów wymaganych do rozliczenia szkoleń.
• Wsparcie organizacyjne szkoleń, czyli kontakt z trenerami, uczestnikami i partnerami szkoleniowymi w zakresie organizacji zajęć.
• Rezerwacja sal szkoleniowych, narzędzi online, materiałów dydaktycznych.
• Współpraca z partnerami merytorycznymi i organizacyjnymi w celu zapewnienia płynnej realizacji harmonogramu.
• Promocja i rekrutacja uczestników
• Współtworzenie ogłoszeń o szkoleniach i ich publikacja na stronie internetowej.
• Kontakt telefoniczny i mailowy z potencjalnymi uczestnikami, udzielanie informacji o szkoleniach i procedurach dofinansowania. (obsługa Mailerlite itp.)
• Prowadzenie wstępnej kwalifikacji uczestników pod kątem spełniania kryteriów dofinansowania.
• Rozliczenia i sprawozdawczość
• Weryfikacja dokumentów finansowych i uczestnictwa pod kątem zgodności z wytycznymi.
• Monitorowanie harmonogramu płatności i przepływów finansowych w projekcie.
• Przygotowywanie materiałów informacyjnych i szkoleniowych w formie elektronicznej i papierowej.
• Pomoc techniczna w trakcie szkoleń online (obsługa platform typu Zoom, Teams, ClickMeeting).
• Bieżące raportowanie postępu prac koordynatorowi projektu.

Wymagania

• Kompetencje techniczne (biegła obsługa komputera - pakiet MS Office, Google Workspace, narzędzia AI do automatyzacji).
• Umiejętność obsługi platform szkoleniowych online (Zoom, ClickMeeting – mile widziane doświadczenie w moderowaniu spotkań).
• Mile widziana podstawowa znajomość systemu Bazy Usług Rozwojowych (istnieje możliwość przeszkolenia).
• Umiejętność edycji dokumentów PDF, korzystania z narzędzi typu Canva do przygotowania materiałów informacyjnych.
• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów.
• Umiejętność pracy z harmonogramem i pilnowania terminów.
• Skrupulatność w prowadzeniu dokumentacji i archiwizacji danych.
• Wysoka kultura osobista i umiejętność kontaktu z różnymi grupami odbiorców (trenerzy, uczestnicy, partnerzy).
• Umiejętność jasnego i profesjonalnego formułowania korespondencji mailowej.
• Zdolność do udzielania jasnych i zrozumiałych informacji dotyczących procesu dofinansowania i rekrutacji.

Mile widziane

• Otwartość na naukę i szybkie przyswajanie nowych procedur.
• Znajomość procedur BUR i zasad dokumentowania usług.
• Znajomość branży psychoterapeutycznej, terapeutycznej, coachingowej.

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie (umowa o pracę lub B2B)
• Elastyczny grafik
• Praca całkowicie zdalna
• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, z możliwością premii za wyniki (np. za skuteczną rekrutację uczestników).
• Dostęp do oprogramowania i narzędzi online (np. CRM, MailerLite, Canva, Zoom).
• Gotowe szablony dokumentów i procedury, które ułatwią pracę.
• Wsparcie merytoryczne i techniczne z mojej strony (jako lidera projektu).
• Udział w szkoleniach i warsztatach
• Możliwość zdobycia doświadczenia w obsłudze projektów finansowanych z funduszy publicznych (BUR, PARP).
• Nauka praktycznych umiejętności z zakresu promocji, rekrutacji, obsługi klienta i zarządzania projektami.
• Możliwość rozwoju w kierunku koordynatora projektu.
• Współpraca w przyjaznym, otwartym i wspierającym środowisku.
• Kontakt ze środowiskiem rozwojowym (psychoterapeuci, trenerzy - uczestnicy szkoleń i prowadzący)
• Dofinansowanie do kursów, które rozwijają kompetencje asystenta.

Informacje dodatkowe

Opis stanowiska: Szukamy osoby do współpracy przy projektach szkoleniowych realizowanych z dofinansowaniem z Bazy Usług Rozwojowych (BUR z PARP). Twoim zadaniem będzie wspieranie koordynacji działań administracyjnych, komunikacji z klientami oraz dokumentacji projektowej Opis projektu: Jako Ośrodek Pomocy Psychologicznej Przestrzeń otrzymałam od PARP status dostawcy usług z możliwością dofinansowania. Oznacza to, że mogę proponować szkolenia, za które uczestnicy uzyskać mogą dofinansowanie. Grupą docelową są psychoterapeuci, terapeuci, coachowie, trenerzy. Jako usługę oferuję 1. Udział w szkoleniach z zakresu profilaktyki wypalenia zawodowego 2. Szkolenia kwalifikacyjne z zakresu ekoterapii 3. Szkolenia z zakresu zjawiska AI w terapii. Osobami prowadzącymi będą trenerzy z Polski. Projekt ma charakter ogólnopolski. Docelowo planuję 2 – 3 szkolenia w miesiącu.

O nas

Ośrodek Pomocy Psychologicznej Przestrzeń na co dzień zajmuje się prowadzeniem psychoterapii w nurcie humanistycznym. Dodatkowo organizuje szkolenia dla środowiska pomagających( psychoterapeutów, trenerów, coachow). Jako dostawca usług w Bazie Usług Rozwojowych PARPu oferuje te szkolenia z dofinansowaniem.