Przedsiębiorcy nie uciekną przed transformacją cyfrową?

Transformacja cyfrowa to proces, w którym organizacja wdraża technologie cyfrowe we wszystkich swoich operacjach. Jest kluczowym elementem ogólnej transformacji biznesowej. Odpowiednie technologie, procesy i operacje pozwalają na szybkie reagowanie na zakłócenia i dają szanse na spełnienie nowych, zmieniających się potrzeb klientów. Przygotowują organizacje na przyszły rozwój i sprzyjają wprowadzaniu innowacji.
Transformacja technologiczna obejmuje nie tylko technologię, ale i kulturę – wymaga od organizacji znacznego przekształcenia sposobu działania oraz dbanie o doświadczenia i korzyści oferowane klientom. Rozwiązania cyfrowe pomagają również poszerzyć kadrę i mogą prowadzić do transformacji procesów oraz modeli biznesowych organizacji. 
Czas trwania transformacji cyfrowej zależy od wielkości przedsiębiorstwa, poziomu jego cyfryzacji oraz strategii zmian. Warto pamiętać, że transformacja to ciągły proces, który wymaga stałego dostosowywania się do nowych technologii i warunków rynkowych. 

Postępująca cyfryzacja administracji publicznej sprawia, że wizyty w urzędach często nie są już koniecznością. Klienci urzędów mają możliwość zdalnego sfinalizowania swoich spraw przez platformy typu e-Urząd Skarbowy, eZUS (wcześniej ZUS PUE), e-Doręczenie czy biznes.gov.pl. To spore ułatwienie także dla przedsiębiorców. Polska nie ma się czego wstydzić, jeśli chodzi o cyfryzację usług publicznych. W 2024 r. 95,9% gospodarstw domowych miało dostęp do internetu, a zasięg łączności stałej przewyższa średnią unijną. 

Choć mamy dostęp do nowoczesnej infrastruktury i usług cyfrowych, to jednak biznes pozostaje w tyle. Z danych Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) wynika, że tylko 5,9% firm rzeczywiście wdraża rozwiązania oparte na AI. 66,8% firm charakteryzuje się niskim i bardzo niskim poziomem dojrzałości cyfrowej. Wdrażanie rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji to dość skomplikowany i kosztowny proces. W małych firmach główną przeszkodę stanowi właśnie wysoki koszt, w dużych – długa implementacja nowych rozwiązań (połączenie nowego i starego systemu, przeszkolenie dużej liczby pracowników).
Firmy często nie wiedzą, jak zabrać się za proces cyfryzacji. A jeśli już to robią, to nie wykorzystują w pełni potencjału, jaki daje cyfryzacja w firmie. Wedle szacunków Światowego Forum Ekonomicznego (WEF), w ciągu najbliższych kilku lat ponad 40% kompetencji będzie nieaktualna. A jednak wiele firm koncentruje się na zakupie narzędzi i zapomina przy tym, że wdrażanie AI to proces, który wymaga zmiany mentalności, komunikacji i struktury pracy. 
Z danych GUS wynika, że tylko 22,3% Polek i Polaków ma podstawowe kompetencje cyfrowe. Brakuje szkoleń wewnętrznych firm – zarówno przed wdrożeniem technologii, jak i po jej wdrożeniu. Nowi pracownicy nie mają często dostępu do programów onboardingowych opartych na narzędziach cyfrowych. Nie wiedzą też, jak poruszać się w środowisku, które ciągle dynamicznie się zmienia. 
Raport „Made in Poland 2024”, opracowany przez Comarch i PMR Market Expert, ukazuje niepokojący obraz polskich przedsiębiorstw. Z raportu wynika, że 38% średnich i dużych firm w Polsce nadal przesyła dokumenty w formie papierowej, a 58% wprowadza dane produkcyjne ręcznie. A jednocześnie presję wdrażania AI odczuwa 75% przedsiębiorstw, ale blisko połowa z nich nie potrafi wskazać obszaru, gdzie AI mogłaby im rzeczywiście pomóc. W kraju, który chciałby być nowoczesną gospodarką, takie statystyki to nie jedynie ciekawostka, ale przede wszystkim sygnał ostrzegawczy. 

Proces transformacji cyfrowej często oznacza porzucenie starych przyzwyczajeń, co może budzić opór pracowników. Dlatego wielu przedsiębiorców decyzję o transformacji odkłada w czasie. Nie można jednak z nią zbyt długo zwlekać. Oto kilka symptomów, które mogą przyspieszyć decyzję o transformacji.

Transformacja cyfrowa to nie domena wyłącznie dużych korporacji. Cyfryzacja może zacząć się od małych kroków – wdrażania prostych aplikacji, narzędzi, które usprawnią codzienną pracę. Dzięki temu przedsiębiorcy zaoszczędza czas, który można przeznaczyć np. na dalszy rozwój formy. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) dominują w polskiej gospodarce i to właśnie one często najbardziej obawiają się kosztów transformacji cyfrowej. Warto wiedzieć, że wiele dostępnych na rynku rozwiązań, nie wymaga dużych nakładów finansowych. Kluczowa jest identyfikacja obszarów wymagających usprawnienia i rozpoczęcie działań, zaczynając od małych inwestycji.

Ważnym krokiem w cyfryzacji MŚP jest edukacja i budowanie świadomości na temat dostępnych narzędzi oraz możliwości ich zastosowania. Dobrze jest zacząć od:

Nawet niewielkie inwestycje technologiczne mogą znacząco poprawić efektywność i zwiększyć konkurencyjność przedsiębiorstwa np.:

• cyfrowe narzędzia do marketingu, które umożliwiają skuteczne dotarcie do nowych grup klientów przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów;
• chmura obliczeniowa, która pozwala bezpiecznie przechowywać i udostępniać dokumenty w czasie rzeczywistym.

Kluczowe jest, aby MŚP miały dostęp do ekspertów i doradztwa, które pozwolą im na właściwe zaplanowanie i wdrożenie rozwiązań cyfrowych. MŚP w celu sfinansowania takich inwestycji mogą skorzystać ze wsparcia instytucji finansowych czy programów unijnych np. Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (https://www.rozwojcyfrowy.gov.pl/). Dzięki temu transformacja cyfrowa może być dostępna dla każdego, bez względu na skalę działalności. 

Transformacja cyfrowa łączy wszystkie poziomy i funkcje w nowoczesnym biznesie. Inteligentne technologie zapewniają organizacjom podstawowe narzędzia, niezbędne do przetrwania i rozwoju na rynku. Oto kilka korzyści wynikających z transformacji cyfrowej:

Jak wynika z raportu Made in Poland 2024, ponad 58% polskich firm wciąż ręcznie wprowadza dane produkcyjne. Bez automatyzacji procesów trudno myśleć o byciu konkurencyjnym w 2025 r. Zaawansowana technologia stała się podstawą działania wielu przedsiębiorstw. Systemy ERP, zarządzające logistyką, sprzedażą i produkcją, umożliwiają firmom odzyskanie kontroli nad danymi i przyspieszają rozwój. Rodzime rozwiązania ERP zapewniają firmom elastyczność, zgodność z prawem i lokalne wsparcie, którego nie trzeba w kosztowny sposób adaptować. Wybór rodzinnego dostawcy systemu ERP to dziś decyzja, która daje realne korzyści. A przecież wielkimi krokami zbliża się rewolucja w fakturowaniu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmieni sposób rozliczeń dla średnich i dużych firm. Właśnie dlatego warto pomyśleć o integracji tego systemu z firmą.

Pozostanie biernym wobec cyfrowych zmian, nie tylko spowoduje utratę przewagi konkurencyjnej nad innymi, ale w praktyce oznacza wyższe koszty operacyjne, większe ryzyko błędów, problemy z dostosowaniem się do zmian prawych i potrzeb klientów, ale też pracowników. Firmy, które już dziś nie zadbają o cyfryzację, jutro mogą nie nadążyć za rynkiem. Przepaść między tymi, którzy inwestują w nowoczesne rozwiązania, a tymi, którzy stoją w miejscu i czekają na lepszy moment, z miesiąca na miesiąc będzie się tylko powiększać. 

Transformacja cyfrowa to nie trend. Jej wdrożenie zapewnia skalowalność i możliwość konkurowania z innymi firmami, dzięki zdolności do reagowania na zmiany rynkowe i skuteczniejszemu zaspokajaniu potrzeb klientów.
Bez inwestycji w ludzi żadna technologia nie będzie dobrze działać, jeśli zadziała w ogóle. Przewagi nie budują narzędzia, lecz ten, kto potrafi ich używać. 

Więcej na temat cyfryzacji w biznesie i ofert funduszy unijnych z nią związanych można znaleźć pod adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/005908.
Dojrzałość cyfrową firmy można zbadać za pomocą bezpłatnego Testu Dojrzałości Cyfrowej (TDC) – https://pfr.pl/test-dojrzalosci-cyfrowej. 

Autor: Sebastian Woroniak, Redaktor WERBEO