Nienależne zasiłki chorobowe: kto ponosi odpowiedzialność za błąd w dokumentach?

Błąd w dokumentach rodzi spór o odpowiedzialność za nienależne świadczenia

Pracodawca, będący płatnikiem zasiłków chorobowych, zatrudnił pracownicę od 1 kwietnia 2024 r. W połowie kwietnia pracownica zachorowała i poszła na L4. W dziale kadr popełniono błąd polegający na nieuwzględnieniu wcześniejszych okresów choroby u poprzedniego pracodawcy. Dodatkowo świadectwo pracy zawierało nieprawdziwą informację, że pracownica pobierała zasiłek chorobowy jedynie do połowy marca 2024 r. Dopiero później Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) poinformował, że okres zasiłkowy został przez nią wyczerpany już 15 stycznia 2024 r., a następnie korzystała ona ze świadczenia rehabilitacyjnego, co nie zostało odnotowane w dokumentacji. Oznacza to, że w czasie obecnego zatrudnienia pracownicy w ogóle nie przysługiwało ani wynagrodzenie chorobowe, ani zasiłek chorobowy, ponieważ pomiędzy kolejnymi okresami niezdolności do pracy nie wystąpiła przerwa dłuższa niż 60 dni. 
W tej chwili kobieta nie jest już pracownicą firmy. Natomiast ZUS wydał decyzję o zwrocie nienależnie wypłaconych świadczeń, które płatnik, czyli ostatni pracodawca, musi uregulować wraz z odsetkami. Były pracodawca na drodze sądowej chce dochodzić od byłej pracownicy zwrotu wypłaconego wynagrodzenia chorobowego i zasiłku. W sporze tym pracownica twierdzi, że nie miała świadomości wyczerpania okresu zasiłkowego i obarcza odpowiedzialnością dział kadr, powołując się przy tym na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2001 r.

Sąd po stronie pracownicy

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 408/00) dotyczył żądania pracodawcy w przedmiocie zwrotu świadczeń wypłaconych pracownicy, które podobnie jak w przytoczonym wyżej przypadku, zdaniem pracodawcy, zostały nienależnie wypłacone. Sąd uznał, że sprawa nie dotyczy odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika, lecz ewentualnie bezpodstawnego wzbogacenia, ponieważ to pracodawca, a nie pracownica, decydował o wypłacie świadczeń. Kluczowe znaczenie miało stwierdzenie, że pracownik ma prawo ufać, iż świadczenie wypłacane przez pracodawcę korzystającego z wyspecjalizowanych służb jest zgodne z prawem i należne. W takiej sytuacji, jeśli pracownik zużył otrzymane środki i działał w dobrej wierze, jego obowiązek zwrotu wygasa na podstawie art. 409 kodeksu cywilnego. Sąd podkreślił, że nawet status radcy prawnego nie zmienia tej oceny, jeśli pracownik nie miał świadomości, że wypłacone świadczenie mu się nie należy. Ostatecznie Sąd Najwyższy oddalił kasację pracodawcy, potwierdzając, że w przeważającej części nie może on domagać się zwrotu wypłaconych kwot.

Zwrot zasiłku: odpowiedzialność pracownika i pracodawcy

Obowiązek zwrotu nienależnie pobranych zasiłków z ubezpieczeń społecznych co do zasady dotyczy sytuacji, w których świadczenie zostało nienależnie pobrane z winy ubezpieczonego. Zwrot następuje wyłącznie na podstawie decyzji ZUS. W takim przypadku to ZUS, a nie pracodawca, dochodzi zwrotu świadczenia wraz z odsetkami, a decyzja organu rentowego stanowi tytuł wykonawczy. Odmiennie oceniana jest jednak sytuacja, gdy nadpłata zasiłku wynika z błędu pracodawcy, np. przekazania nieprawdziwych danych. W takich okolicznościach świadczenie nie ma charakteru „nienależnego” po stronie pracownika. Wówczas obowiązek zwrotu wraz z odsetkami obciąża płatnika składek, który musi skorygować rozliczenia z ZUS i uregulować powstałą niedopłatę. 
Teoretycznie pracodawca może dochodzić zwrotu wypłaconych kwot od pracownika na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu, jednak w praktyce szanse powodzenia są niewielkie ze względu na art. 409 kodeksu cywilnego. Przepis ten chroni pracownika, który działał w dobrej wierze i zużył świadczenie, nie licząc się z obowiązkiem jego zwrotu. Dodatkowo pracodawca, który poniósł szkodę z powodu wadliwego świadectwa pracy, może dochodzić jej naprawienia od poprzedniego pracodawcy, wykazując związek przyczynowy między błędem w dokumencie a wypłatą nienależnych świadczeń.

Autor: Monika Łysek, Redaktor WERBEO