Praca

Jak skutecznie komunikować się z pracownikami?

16 wrzesień 2022

Konkurencyjny i niezwykle dynamiczny rynek pracy powinien wymusić na pracodawcach przykładanie większej wagi do skutecznej komunikacji wewnętrznej. Zaplanowane i dopasowane do odbiorców działania komunikacyjne mogą pomóc zredukować rotację, podnieść zaangażowanie zatrudnionych oraz pozytywnie nastawić ich do realizacji celów biznesowych.

źródło: Canva.pl

Aleksandra Kowalczykowska: Nie jest tajemnicą, że komunikacja wewnętrzna w organizacjach ma ogromne znaczenie. Może działać motywująco, może wzmacniać współpracę pomiędzy różnymi obszarami, może też pomóc w wymianie informacji o tym, co się dzieje tam, gdzie nas na co dzień nie ma. Przede wszystkim jednak przeciwdziała powstawaniu chaosu informacyjnego. Domysły i plotki na temat działań firmy mogą być niezwykle szkodliwe. 
O ile w małych organizacjach komunikację z pracownikami można zorganizować w szybki i nieskomplikowany sposób, tak w dużych firmach, w których poszczególne obszary funkcjonują w różnych lokalizacjach, albo tam, gdzie pracownicy pracują hybrydowo lub zdalnie, należy dołożyć znacznie więcej starań, by komunikacja przyniosła określone, pozytywne rezultaty.

Multichannel w drodze do sukcesu

Aleksandra: Komunikacja multichannelowa to nic innego, jak umożliwienie pracodawcy kontaktu z wewnętrznymi lub zewnętrznymi grupami docelowymi przy wykorzystaniu różnych kanałów (fizycznych oraz cyfrowych). W teorii jest to strategia zakładająca odrębność każdego z kanałów, w której odbiorca może wybrać ten najwygodniejszy dla siebie.

W wewnętrznej komunikacji multichannelowej wykorzystujemy różnego rodzaju media, od serwisów społecznościowych, blogów i stron www, przez intranet, chat firmowy i newslettery, po bardziej tradycyjne formy typu: ogólnodostępne monitory, prasa czy plakaty. Ważne jest, by wybrać najbardziej przyjazne naszym grupom docelowym, a także zadbać o regularność i dopasowanie treści.

Dlaczego wiele kanałów to lepiej niż jeden?

Aleksandra: W dużych organizacjach, w których mamy do czynienia z rozbudowanymi obszarami produkcyjnymi oraz administracyjnymi, umożliwienie pracownikom korzystania z różnych kanałów komunikacji jest niezwykle istotne. Chcemy bowiem, by zatrudnieni, niezależnie od funkcji, jaką pełnią w firmie, mieli dostęp do kluczowych informacji. Chcemy też budować ich zaangażowanie i motywację w kształtowanie marki pracodawcy na zewnątrz.

W przypadku, gdy organizacja nie chce bądź nie może na danym etapie rozwoju pozwolić sobie na omnichannel, obszary HR lub EB muszą dołożyć wielu starań, by przekaz nadawany za pośrednictwem wielu mediów był spójny. To wyzwanie! Jednocześnie dywersyfikacja kanałów dotarcia pozwala na lepsze dopasowanie odpowiednich komunikatów do odpowiednich grup docelowych. Bo przecież nie wszystko to, co ciekawe dla obszaru produkcji, będzie równie interesujące dla pracowników IT.

Do kogo mówimy?

Anna Czyżewska: Zaangażowanie odbiorców w komunikację wewnętrzną to, z jednej strony klucz do sukcesu, z drugiej największe wyzwanie, jakie staje przed wszystkimi osobami tworzącymi treści. Przede wszystkim musimy wiedzieć do kogo mówimy, czyli stworzyć persony naszych grup docelowych. Dzięki temu pozornie prostemu zabiegowi dowiemy się, gdzie mamy punkty styku z naszymi pracownikami, a także jaki rodzaj treści jest dla nich najprzyjaźniejszy w odbiorze.

Kolejnym krokiem jest właściwy dobór kanałów komunikacji wewnętrznej, a mamy tu szeroki wachlarz możliwości. Może się zdarzyć, że trafimy z właściwymi kanałami za pierwszym razem. Nie zrażajmy się jednak i taką sytuacją, gdy któryś z kanałów będzie wymagać przetestowania, zanim uznamy zasadność jego użycia. Przede wszystkim zaś słuchajmy odbiorców. Pomocnym tu będzie audyt kanałów przeprowadzony na zasadzie badania ankietowego. W dużych organizacjach takie badanie możemy przeprowadzać mniej więcej co dwa lata. Dlaczego? W ten sposób zyskujemy czas na analizę, wnioski i wprowadzenie działań usprawniających.

Oczywiście nie musimy czekać tyle czasu, żeby wiedzieć, jak się komunikować z pracownikami. Efektywność kanałów możemy śledzić na bieżąco dzięki analityce podpiętej pod dane narzędzie komunikacji. A co, jeżeli nie mamy możliwości skorzystania z płatnych rozwiązań dostarczających nam danych? Na rynku dostępne są narzędzia z opcją bezpłatną. W ich przypadku do śledzenia aktywności odbiorców możemy użyć linków UTM, które dostarczą nam kluczowych informacji.


Czytaj więcej: kadry.infor.pl

Źródło informacji: kadry.infor.pl