Pracujesz zdalnie? Możesz spodziewać się wizyty pracodawcy

7 kwietnia 2023 r. weszła w życie regulacja prawna dotycząca pracy zdalnej. Kodeks pracy (dalej k.p.) został znowelizowany, wprowadzono do niego nowy rozdział dotyczący pracowników pracujących zdalnie. Jednocześnie z k.p. usunięto zapisy dotyczące tzw. telepracy.

Przez pracę zdalną rozumie się pracę wykonywaną w całości lub części w miejscu określonym przez pracownika, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszania pracownika, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległości (art. 6718 k.p.). Praca zdalna wykonywana tylko częściowo np. kilka dni w tygodniu, zwykle nazywana jest pracą hybrydową, choć takiej definicji nie ma w Kodeksie pracy. 
Od 2023 r. praca zdalna nie może być wprowadzona, jeśli pracodawca nie ureguluje zasad jej wykonywania, w tym także zasad pokrywania jej kosztów oraz zapewnienia i utrzymania sprzętu do jej świadczenia. 

Obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) wobec pracowników zdalnych są ograniczone, jednak dalej pozostają one w zakresie pracodawcy. Pracodawca przekazuje pracownikowi ocenę ryzyka zawodowego oraz przygotowuje informacje zawierające zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik przed dopuszczeniem do pracy potwierdza, że zapoznał się z przygotowanymi przez pracodawcę dokumentami i zobowiązuje się do przestrzegania informacji w nich zawartych. Od pracodawcy natomiast nie wymaga się przeprowadzenia kontroli warunków lokalowych, ale pracodawca obowiązany jest uzyskać od pracownika potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu wcześniej uzgodnionym, zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. 

Jak stanowi art. 67²⁸ k.p. pracodawca ma m.in. prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie BHP na zasadach określonych w porozumieniu ze związkiem zawodowym, regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu z pracownikiem bądź poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Kontrola taka wymaga uprzedniej zgody pracownika. Kontrola przeprowadzana jest w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Pracodawca ponadto dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika oraz innych osób. Nie może także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. 

Zgodnie z art. 67²⁸ § 1 k.p. pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika zdalnego pod kątem:

Pojedyncza kontrola może obejmować wszystkie elementy wymienione w ustawie lub tylko te, które budzą wątpliwości pracodawcy bądź współpracowników kontrolowanego. Warto również pamiętać, że kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę nie jest obowiązkowa. Pracodawca może, ale nie musi kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalnie. Jeśli jednak zdecyduje się na kontrolę, nie musi jej uzasadniać. Natomiast każda ze stron kontroli może zmienić jej dzień i godzinę.

Przepisy nie precyzują, kto może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej, pracodawca może upoważnić (pisemnie bądź ustnie) np. kierownika danego działu, pracownika administracyjnego. Osoba kontrolująca powinna mieć praktyczną wiedzę na temat kontrolowanego obszaru (BHP, ergonomii pracy, bezpieczeństwa i ochrony informacji itd.).

Wiele firm sięga po coraz bardziej zaawansowane narzędzia, które mają zdalnie monitorować pracę pracownika. Narzędzia te mogą przybierać różną formę od zrzutów ekranu po analizę aktywności urządzeń peryferyjnych komputera (klawiatury i myszki). Choć pracodawcy mają dziś ogromne możliwości techniczne, ich zastosowanie musi odbywać się w ścisłej zgodzie z przepisami prawa. Wprowadzenia jakiejkolwiek formy monitoringu wymaga wcześniejszego poinformowania pracownika, który ma zostać objęty tym monitoringiem. Pracodawca musi poinformować go o zakresie, jak i celu przetwarzania danych. Pracodawca musi zadbać o to, aby monitoring ten nie naruszał godności ani innych dóbr osobistych pracownika, w tym jego prawa do prywatności w miejscu zamieszkania. Kluczowe jest w tym wypadku zachowanie zasady proporcjonalności. Środki nadzoru nie mogą być bardziej inwazyjne niż wymaga tego cel ich zastosowania.

Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji dla pracownika, który celowo utrudnia porozumienie się z pracodawcą w kwestii przeprowadzenia kontroli pracy pracownika zdalnego. Natomiast jeśli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, obie strony mogą złożyć wiążący wniosek o jej zaprzestanie. Pracodawca ma prawo do złożenia takiego wniosku, jeśli podejrzewa, że pracownik nie przestrzega zasad pracy zdalnej i nie wyraża woli ustalenia terminu kontroli jego pracy. Pracownik będzie musiał wtedy wrócić do biura (najpóźniej w dniu, który nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku). W przypadku pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6 i 7 k.p. pracodawca może złożyć ten wniosek jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. 

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) również prowadzi kontrole dotyczące pracy zdalnej. Chodzi głównie o przestrzeganie przepisów prawa przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej. PIP sprawdza w szczególności to, jak określone zostały zasady jej wykonywania (regulaminy, porozumienia i obowiązki informacyjne). Organ prowadzi zarówno kontrole planowane, jak i w ramach rozpatrywania skarg do niego zgłaszanych. Zakres przeprowadzanych kontroli może zostać rozszerzony w zależności od stwierdzonego stanu faktycznego. 

Autor: Sebastian Woroniak, Redaktor WERBEO