Dofinansowanie do okularów i soczewek - jak ustalać jego wysokość

Okulary korygujące wzrok albo soczewki pracownik stosuje według zalecenia od lekarza specjalisty wykonującego badania profilaktyczne. Oznacza to, że zaświadczenie wystawione przez lekarza rodzinnego czy okulistę ogólnego, który przeprowadził badanie, nie stanowi dla pracodawcy podstawy do zakupu lub dofinansowania okularów. Co prawda lekarze posiadający specjalizację w dziedzinie medycyny ogólnej lub rodzinnej mogą przeprowadzać badania profilaktyczne pracowników, ale tych wykonujących pracę na stanowiskach, gdzie nie stwierdzono występowania czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, wymienionych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Natomiast zagrożenie związane z obsługą monitorów ekranowych jest czynnikiem szkodliwym i uciążliwym.

Zatem pracodawca musi zapewnić okulary, jeśli na podstawie wydanego skierowania na obowiązkowe badania pracownik uda się do danej jednostki służby medycyny pracy, z którą firma ma zawartą umowę o sprawowanie profilaktycznej opieki nad pracownikami, i tam uzyska zalecenie w sprawie konieczności stosowania okularów. Jeśli lekarz zaleci soczewki kontaktowe zamiast okularów, pracodawca powinien dostosować się w tym zakresie do zaleceń i zapewnić pracownikowi soczewki kontaktowe.

Zakup i dofinansowanie do okularów korygujących w regulacjach wewnątrzzakładowych

Pracodawca, który zatrudnia pracowników na stanowiskach komputerowych, realizuje obowiązek zapewnienia im okularów bądź szkieł kontaktowych korygujących przez:

    zakup i wydanie zaleconych okularów/soczewek korygujących wzrok lub
    refundację kosztów poniesionych przez pracownika na ww. cel, odpowiednio udokumentowanych np. fakturą.

Odpowiednie zapisy dotyczące tej kwestii powinny być zawarte w wewnętrznych postanowieniach, takich jak np. regulamin pracy czy zarządzenie. Przepisy bhp, w tym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, nie określają bowiem ani formy zapewnienia okularów, ani kwoty, jaką można przeznaczyć na ten cel.

W przypadku refundacji pracodawca może ustalić zwrot w 100%, czyli zwrócenie kwoty wynikającej z faktury, bez żadnych ograniczeń, albo wyznaczyć określony limit kwotowy, np. do 700 zł, z uwzględnieniem zaleceń lekarza dotyczących parametrów, jakie powinny mieć szkła. Ustalając limit refundacji, warto prześledzić ceny rynkowe szkieł, oprawek i usług w zakładach optycznych na terenie działania firmy. Kwota dofinansowania powinna pokrywać koszt szkieł, oprawek (o przynajmniej średniej jakości), spełniających podstawowe standardy, oraz robociznę. Ponadto warto określić w regulacjach wewnątrzzakładowych okres, po upływie którego pracownik może ubiegać się o ponowny zakup lub dofinansowanie do zakupu we własnym zakresie okularów i soczewek. Jest to również decyzja pracodawcy. Zazwyczaj okres ten wynosi 2-3 lata.

WAŻNE!

Wysokość dofinansowania do okularów lub soczewek oraz okres ich używalności, po upływie którego pracownik może ponownie wystąpić o dopłatę, pracodawca powinien określić w postanowieniach wewnątrzzakładowych.
Oskładkowanie i opodatkowanie wartości okularów i soczewek

Z podatku dochodowego zwolnione są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Takie wyłączenie dotyczy też składek ZUS. Jeśli:

    badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów/soczewek korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
    zakup został udokumentowany fakturą, przy czym bez znaczenia jest, czy wystawiono ją na pracownika, czy na pracodawcę,
    pracownik użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy

  - to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów korygujących wzrok jest zwolniona z podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 marca 2017 r., 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD). Zwolniona będzie również wartość okularów i soczewek wydanych przez pracodawcę, co zdarza się jednak rzadziej. Najczęściej bowiem pracodawca zleca pracownikowi zakup okularów czy soczewek, który potem refunduje w określonej wysokości.

Zwolnienie odnosi się także do sytuacji, gdy zapewnienie okularów następuje w wyniku przyspieszonych profilaktycznych badań okresowych wykonanych na prośbę pracownika, który zgłosił pracodawcy pogorszenie wzroku....

źródło: www.inforfk.pl