Zbyt dużo obowiązków

Z najnowszych danych Eurostatu wynika, że w 2022 r. typowy tydzień pracy osób w wieku 20-64 lat wynosił w UE średnio 37,5 godziny - wynika z danych opublikowanych przez europejski urząd statystyczny Eurostat.

Istnieją jednak znaczne różnice pomiędzy krajami UE. Najkrócej pracują Holendrzy (33,2 godziny), za nimi znaleźli się Niemcy (35,3 godziny) i Duńczycy (35,4 godziny).

Najdłuższe tygodnie pracy odnotowano w Grecji (41 godzin), Polsce (40,4 godziny).

Te dane pokazują, że Polacy są w europejskiej czołówce, jeśli chodzi o czas spędzony w pracy. Pytanie brzmi, czy wynika to z racjonalnej potrzeby, czy zbyt dużej ilości nakładanych na pracowników obowiązków? 

Nie ma o co kruszyć kopii lub rwać włosy z głowy, jeżeli nadmiar obowiązków spada na pracownika sporadycznie. Są takie zawody i branże, kiedy przełom roku wymaga tego, by przysiąść fałdów. Albo w trakcie pracy nad ważnym projektem. Wówczas dodatkowe obowiązki są czymś normalnym, z czym po prostu trzeba sobie poradzić.

Ilość obowiązków do wykonania na tym samym stanowisku dla jednej osoby może okazać się do zrobienia bez większego problemu, natomiast dla kogoś innego może okazać się na tyle przytłaczająca, że nie będzie potrafił nad nimi zapanować. Pytanie brzmi, czy rzeczywiście ilość zadań do wykonania jest zbyt duża, czy pracownik nie potrafi zapanować nad organizacją? 

Jeśli ilość obowiązków na pierwszy rzut oka może przytłoczyć, lecz trzeba wziąć głęboki oddech i odpowiednio je posegregować. W tym celu przydatny może być wirtualny kalendarz lub taki dołączony do programu pocztowego, albo tradycyjny papierowy kalendarz połączony z planerem. Istotne jest, aby co rano albo poprzedniego dnia kończąc pracę, zapisywać listę zadań, które trzeba wykonać. Najlepiej zacząć od tych najtrudniejszych, najbardziej pracochłonnych oraz tych, których zbliża się dead line. Na samym końcu listy powinny znaleźć się najmniej absorbujące i te, które nie muszą być zrobione na już. Dobrą metodą, która działa na ludzką psychikę, jest odznaczanie kolejnych, zakończonych zadań.

Natomiast, jeśli pracownik, obiektywnie rzecz ujmując, dostał zbyt wiele zadań do wykonania , to warto porozmawiać o tym z szefem. Nie zawsze przełożony ma świadomość tego, jak wygląda codzienna praca na danym stanowisku i że bieżące zadania pozwalają na branie na siebie dodatkowych zadań. W trakcie rozmowy najlepiej ustalić priorytety i ustalić kolejność wykonywania obowiązków. Być może na pewien czas będziesz mógł porzucić swoje dotychczasowe obowiązki na rzecz ważniejszych. Wszystko jest kwestią dogadania się i zrozumienia i szacunku, płynącego z obu stron.

W przypadku, kiedy nadmiar obowiązków jest skutkiem nieumiejętnego zarządzania czasem, trzeba się zastanowić nad przemodelowaniem jego organizacji. Na pewno będzie to proces długi, zanim zostaną wypracowane pewne nawyki, które pomogą w walce z nadmiarem obowiązków. Pomocne może okazać się wykorzystanie tzw. matrycy Eisenhowera. Schemat ten polega na rozłożeniu zadań do wykonania na cztery kategorie:

    1. zadania ważne i pilne - takie, które mają ściśle określony termin oddania i są istotne w danej chwili, na przykład mogą zastopować dalsze działania, wynikają z kryzysu itp.

    2. zadania mało pilne i ważne - te zadania nie mają określonego terminu, jednak zdecydowanie są istotne dla naszej pracy czy naszego życia prywatnego, może to być na przykład rozwijanie hobby, uprawianie sportu czy budowanie relacji

    3. zadania mało ważne i pilne - są to takie zadania, które nie do końca wychodzą z naszej inicjatywy, nie mamy na nie wpływu, nie do końca łączą się z naszym rozwojem czy wykonywaną pracą, jednak musimy je wykonać

    4. zadania mało ważne i mało pilne - czyli wszystko to, co nie wpływa na rozwój i pracę, nie przynosi żadnych zmian, zazwyczaj zajmuje nasz czas i sprawia, że jest marnowany.

Z każdymi obowiązkami w pracy prędzej, czy później trzeba będzie się uporać. Pytanie brzmi, czy nadmiar obowiązków wynika z subiektywnej oceny i nieumiejętności zarządzania czasem, czy też rzeczywiście szef ciągle dokłada nowych zadań? Na te pytania każdy musi sam odpowiedzieć, szukając jednocześnie, jak najlepszego wyjścia dla siebie i dla firmy, w której pracuje.