Praca

O co chodzi z tą kropką? Czyli komunikacja elektroniczna w pracy

03 czerwiec 2024

Pani od polskiego do znudzenia powtarzała, że na końcu każdego zdania musi być kropka. Okazuje się, że młodzi pracownicy z kropką na końcu wiadomości służbowej mają pewien problem. Czy mały, czarny punkcik na końcu mejla, można odczytać jako przejaw agresji?

Mejl – podstawa komunikacji

Wydawać by się mogło, że nie ma nic prostszego niż napisanie mejla. Tak na pewno jest, gdy piszemy do koleżanki, lub znajomego. Wysyłając wiadomość ze skrzynki służbowej, warto pamiętać o kilku prostych zasadach.
Pierwszą jest dobranie odpowiedniej formy do odbiorcy. Inaczej będzie brzmiała i wyglądała oficjalna wiadomość do klienta, czy szefa, a inaczej do koleżanki z innego działu. Pisząc oficjalnego mejla, należy używać zwrotów „Szanowna Pani/Szanowny Panie”. Z kolei, jeśli mamy tylko ogólny mail do firmy, bezpiecznie jest użyć zwrotu „Szanowni Państwo”.
W miarę upływu czasu kontakty z pewnymi osobami mogą stać się nieco ściślejsze i mniej formalne, wtedy dopuszczalne jest zaczynanie wiadomości od „Szanowny Panie Zbigniewie” i „Szanowna Pani Heleno”. Kolejnym etapem, jeśli relacje jeszcze bardziej się ugruntują, jest zaczynanie mejla od: „Panie Zbigniewie” i „Pani Heleno”. Do współpracowników i osób, z którymi przeszliśmy na ty, można zwrócić się po prostu: „Zbigniewie” i „Heleno”.  Po takim zwrocie stawiamy przecinek. Wykrzyknik wydaje się zbyt ekspresyjny i nie na miejscu.
W dobrym tonie jest zakończenie mejla zwrotem „Z wyrazami szacunku”, lub „Z poważaniem”. Pozdrowienia warto pozostawić dla osób, które są nam bliższe, np. dla współpracowników.

Kolejnym elementem właściwej komunikacji elektronicznej jest odpowiednie sformułowanie tematu. Temat to po prostu krótkie zdanie, po przeczytaniu, którego adresat  powinien zorientować się, jak pilna jest to wiadomość i o czym traktuje.
Gdy już mejl jest napisany, warto przeczytać tekst przed wysłaniem, by sprawdzić, czy nie ma w nim błędów zarówno merytorycznych, formalnych, jak i ortograficznych.

Nowoczesna komunikacja męczy

Zasady pisania mejli wydają się trywialne. Jednak we współczesnych firmach, zwłaszcza tych korporacyjnych, pracownicy coraz bardziej odczuwają przeciążenie komunikacyjne. Dostają dziesiątki mejli dziennie, z których większość jest niepotrzebna, ale wszystkie należy przeczytać. Do tego dochodzą powiadomienia na wewnętrznych czatach. W efekcie pracownicy są przebodźcowani, przeciążeni komunikacją, która non stop toczy się w tle. Ciągłe powiadomienia komunikatorów, powodują u pracowników ogromny stres, który nie pozwala się w dostatecznym stopniu skupić na pracy. Oprócz różnic pokoleniowych dodatkowe napięcie w służbowej komunikacji wprowadza ciągła obecność mediów społecznościowych i stres, który wywołują.

Zaskakujące jest to, że zasad komunikacji mejlowej nie rozumie najmłodsze pokolenie pracowników, wychowane w dobie internetu i najczęściej korzystające z platform typu Instagram, czy Tik-Tok. Z tego powodu zetkom na maila zdarza się odpowiedzieć tak, jakby rozmowa toczyła się na niezobowiązującym czacie. Stąd też rodzą się problemy, które zaczynają się nawarstwiać. Niestety młodzi ludzie są przebodźcowani, co paradoksalnie wywołuje u nich stres związany z komunikacją elektroniczną. Ponadto reprezentują jej zupełnie inny styl bycia i porozumiewania się niż starsi koledzy.

Kropka nienawiści

Młodzi ludzie są spontaniczni, nie przykładają wagi do zasad, etykiety, czy jakiejkolwiek poprawności, również tej językowej. Ta ostatnią rozumieją nieco na opak i uznają, że jeśli dostają mejla napisanego zgodnie z poprawnością językową, a do tego zakończonego kropką, to znaczy, że nadawca się z nimi… kłóci. Dla młodych pracowników kropka na końcu wiadomości w komunikatorze jest informacją, że coś jest nie tak. Zetki są przekonane, że o poprawność dba się tylko wtedy, jeśli coś jest nie tak.

Takie komunikacyjne napięcia mogą łatwo przerodzić się w większe problemy w zespole, dlatego bardzo ważne jest, by szybko na nie reagować. Tym bardziej, że jeśli nieporozumienia nie zostaną wyjaśnione, to będą dalej eskalować, co nie wpłynie pozytywnie na pracę w zespole.

Tak ekstremalne reakcje na formę komunikacji wśród pracowników, oznacza, że problem, jakkolwiek dla niektórych może się wydawać dość dziwny, to jednak należy go szybko zniwelować. Rozwiązaniem może okazać się skonfigurowanie filtrów, które automatycznie sortują e-maile według pilności i tematu. Dzięki czemu łatwiej ocenić, w jakiej kolejności należy na nie odpowiadać. Warto też zrobić przegląd list mailingowych i biuletynów i wypisać się z tych niepotrzebnych.
Pracodawca nie powinien bagatelizować problemu. Rolą pracownika jest skupienie się na zadaniach, które ma do wykonania, a nie ciągłym odbieraniu wiadomości elektronicznych, które w większości nie są mu do niczego przydatne. Ograniczenie wysyłanych wiadomości może bardzo usprawnić pracę i sprawić, że członkowie zespołu będą bardziej efektywni i zaangażowani w pracę.  


Monika Łysek, Redaktor Werbeo