Postępowanie z danymi osobowymi po zakończeniu rekrutacji

Opinia Ministra Cyfryzacji

Minister Cyfryzacji wydał objaśnienia prawne dotyczące przechowywania danych niedoszłych pracowników. To pierwsze w Polsce formalne objaśnienia na podstawie Konstytucji Biznesu. Konkluzja komunikatu jest taka, że po zakończeniu konkretnej rekrutacji, danych nie można wykorzystać w innych rekrutacjach. Można to zrobić tylko wtedy, gdyby kandydat się na to zgodził. Zazwyczaj jednak osoby aplikujące są zainteresowani tą jedną, konkretną rekrutacją. W takim przypadku oczywiste jest, że dane można wykorzystać tylko w tej jednej rekrutacji i nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych na jej potrzeby. Natomiast po zakończeniu rekrutacji przechowywanie danych kandydatów jest możliwe w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami (np. gdyby kandydat twierdził, że niezatrudnienie go było przejawem dyskryminacji).

Ponadto warto wiedzieć, że Ministerstwo Cyfryzacji jako podstawę prawną przetwarzania danych osobowych podaje art. 221 par. 1 kodeksu pracy oraz art. 6 ust.1 lit. b RODO. Na podstawie przepisów zawartych w kodeksie pracy, pracodawca ma prawo żądać od kandydata, aplikującego na konkretne stanowisko podania następujących danych osobowych:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przepisy te dają możliwość przetwarzania danych na potrzeby rekrutacji na wszystkich jej poziomach aż do zakończenia. Po zakończeniu konkretnej rekrutacji, danych nie można wykorzystać w innych rekrutacjach. Można to zrobić tylko wtedy, gdyby kandydat się na to zgodził.

Nie oznacza to, że dane trzeba wtedy zwrócić pracownikowi lub zniszczyć. Możliwe jest dalsze przechowywanie danych kandydatów, np. w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami niezatrudnionej osoby.

Przechowywanie dokumentów na poczet przyszłych rekrutacji

Na podstawie art.6 ust. 1 lit. f RODO pracodawca może przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób aplikujących na konkretne stanowisko. Dzięki temu w przypadku oskarżenia np. o dyskryminację podczas naboru pracodawca, zatrzymując dokumenty rekrutacyjne, będzie mógł się obronić. Jeśli rekruter uzna, że ryzyko roszczeń jest wysokie, dane osobowe kandydatów mogę przechowywane przez trzy lata, bowiem po tym czasie następuje przedawnienie roszczeń pracowniczych.
Wyrażenie zgody na przyszłe rekrutacje

Często zdarza się, że osoby przesyłają dokumenty aplikacyjne, nawet jeśli dana firma nie prowadzi rekrutacji. Wtedy zazwyczaj zainteresowani pracą proszą pracodawcę o zatrzymanie dokumentów do czasu, kiedy nie będzie prowadzony nabór.

Podstawą prawną gromadzenia przez pracodawcę takich dokumentów jest zgoda, wyrażona przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Przekazanie dokumentów do zakładu pracy wraz z informacją, że można je wykorzystać w naborach prowadzonych w przyszłości, jest wyrażeniem zgody na ich przetwarzanie. W takim przypadku, co potwierdza Ministerstwo Cyfryzacji, przechowywanie danych kandydatów przez pracodawcę jest możliwe do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała.

Otrzymując dane osobowe kandydata, pracodawca powinien w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją. Jeśli ten warunek jest spełniony, to powinien też zadbać o dowód, że kandydat zgodził się na wykorzystanie danych w przyszłych rekrutacjach. Rekruter ma też obowiązek usunięcia dokumentów przekazanych przez kandydata, które nie będą wykorzystane w procesie.
Obowiązek informacyjny pracodawcy

Przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązku informacyjnym, wynikającym z art. 13 RODO. Jeśli dostaje dokumenty rekrutacyjne i uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania. To powoduje, że powinien wykonać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Można tego uniknąć, zamieszczając wymagane przez art. 13 RODO informacje na stronie internetowej. Jeśli składający dokumenty mógł się z danymi uprzednio zapoznać, np. odwiedzając stronę internetową przedsiębiorcy, to nie trzeba mu tych informacji odrębnie przekazywać.
Wyrok Sądu Administracyjnego

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie 4 sierpnia 2022 roku orzekł, że przedsiębiorca ma w pełni prawo do przetwarzania danych osobowych wszystkich kandydatów, nawet tych, których kandydatura została odrzucona po zakończeniu procesu tejże rekrutacji. Prawo to wynika z możliwości wystąpienia roszczeń z tytułu dyskryminacji. Wyrok na razie nie jest prawomocny, jednak sprawa, którą porusza, może doprowadzić między innymi do zmiany kwestii związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem danych osobowych kandydatów na stanowiska pracownicze.

Podczas rozprawy 4 sierpnia 2022 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił decyzję prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych polegającej na udzieleniu upomnienia pewnemu pracodawcy z powodu, zdaniem urzędu, bezpodstawnego przetwarzania danych pewnej kandydatki już po zakończeniu procesu rekrutacji.

Urząd opierał swą decyzję w pełni na przepisach określonych w poradniku określonym pt. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”. Według niej każda firma bez wyjątku jest zobowiązana do usunięcia informacji stanowiących dane osobowe kandydatów na stanowiska w firmie po zakończeniu całego procesu rekrutacji. Są jednak pewne odstępstwa od tej reguły. Dotyczą one sytuacji opisanych wyżej, np. gdy kandydat wyrazi zgodę na uczestniczenie w planowanych rekrutacjach w tej samej firmie.