Zasady przechowywania danych osobowych niepełnosprawnych kandydatów na pracowników po rekrutacji

W kontekście możliwości przechowywania danych osobowych kandydatów z niepełnosprawnościami po zakończeniu procesu rekrutacji należy uwzględnić orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22). Według argumentacji przedstawionej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w tym wyroku, pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników nawet po zakończeniu procesu rekrutacji, ze względu na możliwość wystąpienia roszczeń związanych z potencjalną dyskryminacją. Należy zaznaczyć, że stanowisko WSA wyrażone w przedmiotowym wyroku stoi w sprzeczności z wykładnią Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

UODO bowiem twierdzi, że przechowywanie akt osobowych kandydatów na pracowników również po zakończeniu rekrutacji, stanowi naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, gdyż jest formą bezpodstawnego przetwarzania danych osobowych po zakończeniu rekrutacji. Niemniej jednak UODO zauważył, że „osobiste przekonanie kandydata o tym, że jest dyskryminowany, nie jest równoznaczne z uprawdopodobnieniem przez niego wystąpienia dyskryminacji”. Natomiast brak danych osobowych innych kandydatów z pewnością takie uprawdopodobnienie utrudnia.

Adekwatnie do dyspozycji art. 5 ust. 1 RODO, dane osobowe powinny być:

• przetwarzane w zgodzie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny ze wskazanymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych bądź do celów historycznych lub statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 RODO za niezgodne z pierwotnymi celami;
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
• prawidłowe i w razie konieczności uaktualniane; trzeba podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe z perspektywy celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte albo sprostowane;
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, do której się odnoszą, przez okres nie dłuższy, aniżeli jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; jednocześnie dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane tylko do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy RODO w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą;
• przetwarzane w sposób gwarantujący właściwe bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

W myśl art. 6 ust 1 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest prawnie dopuszczalne tylko w przypadkach, gdy – i wyłącznie w takim zakresie, w jakim – urzeczywistniony jest przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą, zgodziła się na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Za przestrzeganie uregulowań art. 5 RODO odpowiedzialność ponosi administrator danych osobowych, czyli pracodawca.

W związku z powyższym UODO uznał, że przedsiębiorca powinien usuwać informacje o kandydatach od razu po zakończeniu naboru, jeżeli kandydat na pracownika nie wyraził zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach. UODO ponadto wskazuje, że samoistną podstawą do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników nie może być chęć zabezpieczenia się przed potencjalnym, a do tego przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której zgromadzone dane dotyczą. Nie jest to działanie niezbędne, z uwagi na co stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia RODO.

W uzasadnieniu wyroku WSA z dnia 4 sierpnia 2022 r. Sąd przyjął inną interpretację przepisów niż UODO. WSA stwierdził, że stanowisko UODO nie uwzględnia interesów innych osób uczestniczących w rekrutacji. Tymczasem według Sądu przechowywanie danych osobowych kandydatów na pracowników, nawet po zakończeniu procesu rekrutacji, jest uzasadnione interesem prawnym zarówno pracodawcy, jak i kandydatów do pracy, ponieważ w razie pojawienia się zarzutów o charakterze dyskryminacyjnym po rekrutacji, dane osobowe niedoszłego pracownika będą służyć jako materiał dowodowy umożliwiający porównanie sytuacji poszczególnych kandydatów i zweryfikowanie tego, czy pracodawca faktycznie naruszył zasady równego traktowania w trakcie procedury rekrutacyjnej np. ze względu na niepełnosprawność pracownika.

Stosownie do dyspozycji art. 183d ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2022 r., poz. 1510, ze zm.), osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, w tym również niepełnosprawny kandydat do pracy, ma prawo dochodzić należnego jej odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów. Trzeba nadmienić, że roszczenie z tego tytułu ulega przedawnieniu z upływem 3 lat, co uzasadniałoby przechowywanie przez ten okres danych kandydata po zakończonym procesie rekrutacyjnym.

Aktualnie w dalszym ciągu przeważa stanowisko reprezentowane przez UODO, zgodnie z którym pracodawca, po zakończeniu procesu rekrutacji, musi niezwłocznie i w sposób trwały usunąć dane osobowe niepełnosprawnego kandydata, jeżeli nie zawarł z osobą z niepełnosprawnością umowy o pracę. Należy jednak pamiętać, że wyrok WSA w Warszawie z dnia 4 sierpnia 2022 r. jeszcze się nie uprawomocnił, ale jego uprawomocnienie może mieć duże znaczenie dla pracodawców prowadzących procesy rekrutacyjne kandydatów na pracowników, w tym osób z niepełnosprawnościami.